こんにちは、ITコンサルティング会社を経営している幸田フミです。

会社や個人のアカウントで、どこからでもメールにアクセスできるGmailを、毎日のように使っている方も少なくないのではないでしょうか。

大量に受信するメールも、ちょっと工夫をすれば劇的にやり取りが楽になります。今回はメールチェック、送受信の時短につながるGmailのテクニックをご紹介します。

Gメールの便利な使い方

●メールチェック編

■1:ショートカットキーでメールを高速でチェックする

届いたメールを効率よくチェックしたい時、ショートカットキーを使えばマウスを使うことなく高速でメールをチェックすることができます。

メールを閲覧したあと、次のメール(1段下のメール)を表示させたい場合は「J」を、前のメール(1段上のメール)を表示させたい場合はキーボードの「K」を押してみましょう。

▲メールの閲覧画面で「J」キーを押すと、
▲次のメールが表示されます。

メールを次々と既読にしながら、返信が必要なメールには「☆」マークにチェックを入れておき、あとからまとめて返信しています。

▲☆マークを入れておく。

■2:ショートカットキーで過去のスレッドに移動する

過去に何度かやり取りをしたメールの中で、特定のスレッドを表示させたい場合、ショートカットキーでそのスレッドに移動することができます。

メールを開くと直近のやり取りが表示されます。1つ前の(上段の)スレッドは「P」を、1つ後の(下段の)スレッドは「N」を押すと、左側のブルーの縦ラインが移動して選択されます。

▲「P」で上に、「N」で下に、ブルーの縦ラインが移動します。

また、選択したメールを開く時には、「O」か「return」キーを押します。

▲「O」か「return」キーを押すとこの画面に

■3:未読メールのみを確認する

大量のメールの中に埋没してしまった未読メールを探し出したい時には、Gmailの検索機能を使用します。検索ボックスに「is:unread」と入力すれば、未読メールを一覧表示することができます。

▲未読メールのみを表示。

■4:添付データ付きメールのみを確認する

添付書類を探し出したいときは、メールの検索ボックスに「has:attachment」と入力します。データが添付されたメールのみが検索結果に表示されます。

▲添付データ付きメールのみを表示。

ちなみに同様に「size:2m」と入力すると、添付ファイル付きなどのメールで「2メガバイト相当のメール」だけを表示することができます。2の部分を5や10に変えると、同様に5メガ、10メガ相当のデータ量が含まれるメールだけ表示することができます。「Gメールが重くなってしまったから、添付ファイルを削除したい」、などといったときに便利です。


●文章作成・送信編

■5:「返信定型文」機能でメール文を定型化する

よく使用するメールの文章を登録しておけば、同じ内容を繰り返し打ち込む必要がなくなるので便利です。文章は「返信定型文」に登録します。

まずは「設定」で「返信定型文」機能をオンにします。

▲画面右上のギア歯車マークの「設定」から「Labs」ページを開きます。項目の「返信定型文」を「有効にする」にして、「変更を保存」します。

新規メッセージ作成画面を開き、定型文を書き込みます。

▲メールの本文に定型文を書き込みます。

画面右下の▼アイコンをクリックし、表示されるメニューの「返信定型文」>「返信定型文を作成」を選択します。

▲メニューの「返信定型文」>「返信定型文を作成」を選択。

定型文のタイトルを記入して「OK」をクリックすると、文章が登録されます。

▲定型文にタイトルをつける。

メール作成時に定型文を使用したいときには、右下の▼アイコンをクリックし、メニューの「返信定型文」>「挿入」の下に表示される定型文のタイトルを選択すると、保存した定型文が自動入力されます。

▲定型文を差し込みたいときには「挿入」の下のタイトルを、新たに作成した定型文を上書きしたいときには「保存」の下のタイトルを、定型文を削除したいときには「削除」の下のタイトルを選択します。

■6:よく使うフレーズを辞書に登録する

こちらはGmailのみならず、あらゆる文書を作成するときに使える機能です。

私の場合、「Google日本語入力」のキーボードを使用していますが、どの入力システムにも「単語登録」ができる辞書機能がついているので、よく使用するフレーズを登録していきましょう。

キーボードアイコンのメニューから「単語登録」を選択します。

▲キーボードアイコンのメニューから「単語登録」を選択。

「単語」によく使うフレーズを記入します。「よみ」にそのフレーズを呼び出すためのワードを記入しておきます。

この場合はキーボードで「おつ」と入力すれば「おつかれさまです、幸田です。」と変換候補が表示され「return」キーで入力することができます。

▲「おつ」と入力すると、「おつかれさまです、幸田です。」が出るように。

よく入力する住所やメールアドレスなどもあらかじめ辞書に登録しておくと、都度タイピングしなくてよいので便利です。

⑦送信を「取り消し」する

私は必ずと言っていいほどタイプミスをしてしまうため、メールを送信する前のダブルチェックは必須です。

それにもかかわらず、送信ボタンを押したあとに「あれ、ファイルを添付したっけ?」とか、「あれ、ccにあの人を入れたっけ?」と焦ることも。これまでGmailの「送信取り消し機能」に何度救われたのかわからないほどです。

この「送信取り消し機能」を使用するには、設定の「送信取り消し機能を有効にする」にチェックを入れます。そして「取り消せる時間」で、メールを送信してから何秒後まで送信を取り消せるかを設定します。

▲「10秒以内」で設定していますが、最長30秒まで取り消し時間を設定することができます。

送信ボタンをクリックしたあと「メッセージを送信しました。」の右側に「取り消し」が表示されます。ここをクリックすると、送信が取り消されるのです。

いかがでしたでしょうか?

最初は操作を覚えたり設定するのに少しの手間と時間がかかりますが、一度クリアしてしまえばGmailをより快適に使えるようになると思います。

Gメールを活用しているけれど、まだ試したことがない方は、是非こちらの機能を使ってみてくださいね。

この記事の執筆者
パーソンズ大学卒業。ニューヨークのファッションマーケティング会社にウェブデザイナーとして勤務し、大手ブランドのウェブサイト制作やファッション系ポータルサイトの運営などを手がけた。帰国後2003年にウェブコンサルティング会社、株式会社ブープランを創業。IT活用のアドバイスや講演、執筆を行う。近著「はじめてのIoTプロジェクトの教科書」(クロスメディアパブリッシング)。2016年に株式会社FUMIKODAを設立。エシカルなスマートバッグブランド「FUMIKODA」のクリエイティブ・ディレクターに就任。
公式サイト:FUMIKODA
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