会議の進め方、お困りではありませんか？ 思うようにいかない、うまく話をまとめられない、無駄に時間だけが過ぎる、なんて悩みを抱えているキャリア女性は多いはず。この度、そんな困った会議ときっぱり決別するためのアイテムが登場しました！
その名も、『書いて使う 会議を変えるノート』（マイナビ出版）。これは、会議をうまく進めるためのポイントがわかり、実際にノートに書き込みながら会議を進行できるノート型書籍です。このノートを上手に活用して、会議をよりよい内容にしていくことで、仕事がさらに充実、モチベーションも上がるかも!?しれません。
気になるのは、「どうノートを使えば、会議が変わるのか？」という点。今回はみなさんの手持ちのノートでもできる、基本的な使い方をご紹介します。
■1： 準備
スムーズな会議には、事前の準備が欠かせません。
まずは、「会議の目的」を書き込み、会議の方向性をはっきりさせます。会議に参加する人、それぞれの担当や役割も考えておきましょう。
次に、「会議でやること」を洗い出し、項目を書き出します。各項目に対してどこまで決めるのか、などもメモしておいてください。
具体的な内容に落とし込むことで、会議全体の流れや進め方が整理でき、漏れを防ぐこともできます。
そして「時間の使い方」の欄を作り、会議の開始から終了時間までを項目で区切り、それぞれにあてる時間の配分を決めておきましょう。
■2： 会議
会議のはじめに、（1）で書き込んだことを出席者と確認しあいます。会議の目的、検討項目、時間配分まで共有することで、参加者に会議の方向性や手順が明確に伝わるのです。
また、議論に入る前に、議論に必要な情報を伝え、全員で共有しましょう。
参加者間の情報量や認識のズレをなくし、一定の理解のもとにスタートすることで、自由に話しやすい状況をつくれるのです。
会議の内容は、メモ用のフリースペースに記入していきます。
会議の最後には、決まったこと・決まっていないことを確認し、共有しましょう。また、次の会議での議題や、各自やっておくべきことなどを確認し、記入しておいてください。
■3：ふりかえり
最後の「会議のふりかえり」が、会議を改善につなげる大きな手助けになります。会議の終了時に、会議に対する「気分（もやもや～スッキリ）」、「目的に向かって進んだか」、「それぞれの能力を発揮できたか」、などの項目を記入しましょう。
参加者それぞれが自己評価することで、よりよい会議への課題が見えてきます。会議の事前準備や周知は十分だったか、全体の意見をうまく引き出せたか……。
会議でよかった点・悪かった点をふりかえり、客観的に眺めることで、問題点の解消や次回以降の会議の進行に生かせます。
ちなみにこのノートには、ノートの使い方の基本的な説明はありますが、「こう使うべき」というルールはありません。
むしろ自由に使い、自分たちで課題に気づくような使い方を提案しています。ノートを使うことで、毎回の会議の質が参加者に見えやすくなり、何をするべきかがわかってくるのです。
会議を上手に進めるヒント、事例なども紹介されていますので、参考にしながら取り入れるとよいでしょう。
ノートの監修にあたった太田文明さんは、「実際にノートを使ってみて、自分たちはこう使っているという情報を共有したい」とも言っています。
既存のノートに、上記の項目を入れるだけでも変わるはずです。ぜひ、ノートをどんどん活用して、会議の質の向上を目指してみてください。
- TEXT ：
- Precious.jp編集部
- クレジット ：
- 文／小野寺るり子
