【第10問】受け取ったファイルに不具合がある場合、「ファイルが壊れていて開けません」など問題点をストレートに伝える？
「YES」と答えたあなた、不正解です。
メールに添付されたファイルが開けない場合、速やかに問い合わせのメールを送り、再送してもらう必要があります。その際、受信者側に落ち度はなく、おそらく送信者側のミスだと思われるケースであっても、「ファイルが壊れていて開けません」と問題点をストレートに指摘するのは避けましょう。
「こちらの環境でファイルが開けないようなので、お手数ですがファイルを再送していただけないでようか」など、やわらかい言い回しで丁寧に依頼するほうが好印象です。
その他、ファイルを送るつもりが、うっかり添付をしないままメールを送信してしまうのも、起こりがちなミス。その場合は、「ファイルが添付されていません」ではなく、「ファイルが見当たらないようなのですが」といったフレーズを用いるとよいでしょう。
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- Precious.jp編集部
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- WRITING ：
- 中田綾美
- EDIT ：
- 谷 花生
