意外と知らない「会社を訪問するときのNGマナー」６選

ビジネスは第一印象が重要！ 初対面の相手はもちろん、なじみの取引先でもその日の出会い頭の印象が悪いと商談がうまくまとまらないことも……。そのため、顔を合わせる前から気を引き締めておかなければいけません。

そこで、マナー講師の永田之子さんから、あなたの評価をダダ下がりにする往訪時のNGマナーについて教わりました。取引先の会社に伺うとき、以下の６つのタブーはうっかりやらないようにしましょう。

取引先の会社を訪問するときの「NGマナー」６選

■１：５分前ジャストに到着するようにスケジュールを組むのはNG

早め早めの行動を

往訪時、遅刻は厳禁！ 他方、訪問するのが予定より早すぎても、かえって先方の迷惑になる恐れがあるので、ビジネスマナーでは５分前に到着が適切だとよくいわれます。

とはいえ、５分前ジャストに目的地に着くようにスケジュールを組んだ場合、道に迷ったり電車が遅れたりするなど不測の事態に対処できません。絶対に遅刻しないためには、どのようにスケジュールを組むのがよいのでしょうか？

「近場で何度も訪れているなじみの取引先であっても、最低でも10分前には目的地のすぐそばで待機し、心の余裕をもって5分前に受付を訪問すべきです。ましてや、初めて訪れる場所や絶対に遅刻が許されない状況であれば、より早めの行動を心がけるべきでしょう。

初めて訪れる場所は、できれば前日までに下見を済ませておきたいところですが、それができない場合、近場でも最低30分前に現地に到着するように予定を組みます。当日、実際に早く着いたら、近くの喫茶店などで時間をつぶしましょう。

遠方であれば、電車の乗り継ぎなどで予定通りにいかないリスクが高まるので、1時間前。さらに、飛行機や新幹線を使う必要がある場合、３時間の余裕をみておくこと。これくらい早め、早めの行動を心がけておけば、どんな突発的なトラブルに見舞われても、ほぼ遅刻することはないでしょう」（永田さん）

実際に、上記のルールを実践することで、永田さんのキャリアにおいて遅刻は皆無とのこと。とりわけ、初訪問先で遅刻しては第一印象が最悪なものになりかねないので、「5分前に着けばいい」と油断することなく、遠い場所ほど早めの到着を心がけましょう。

■２：時間をつぶす間にリラックスしすぎるのはNG

カフェで時間をつぶす際も気を抜かない

現地に早めに到着しておき、アポイントの時間までは喫茶店などで過ごすのがビジネスマナーとのことですが、その待ち時間において気をつける点はあるのでしょうか？

「近くのお店は、取引先の方が利用していることも多いので、誰に見られても恥ずかしくないように振る舞いましょう。例えば、携帯で大声で話したり、タバコを吸ったりしている姿を見られたら、イメージダウンにつながる恐れがあります」（永田さん）

近くの喫茶店は、いわば相手方のテリトリー。訪問前の待ち時間においても、すでに商談は始まっているくらいの意識をもちましょう。

■３：エレベーター内でコートやマフラーを脱ぐのはNG

取引先を訪問する際は、予めコートやマフラーを脱ぐというビジネスマナーの基本は押さえている人が多いことでしょうが、ただ、受付前に脱いでおけばいいというだけでは認識が甘いかも……。脱ぐタイミングを間違えないように要注意！

「ビルのテナントに入っている取引先を訪問する場合、エレベーター内で脱ぐ人もいますが、もしかすると、その場に関係者が居合わせているかもしれません。ごそごそと脱ぐ姿は、お世辞にも美しいとはいいがたいですし、エレベーター内での着脱は周囲の迷惑になる恐れもあります。必ず建物に入る前にコートやマフラーは脱ぐようにしましょう」（永田さん）

近くの喫茶店でも、見られている意識は不可欠なのですから、ましてや、建物内で身だしなみを整えるのは、商談にかける意気込みが低いことの現われともいえるかもしれません。受付にはまだ到着していないといっても、くれぐれも油断は禁物です。

■４：遅刻の連絡で、最短の到着予定時刻を伝えるのはNG

このままじゃ遅刻しそう……というときには？

早め早めの行動で遅刻はしないようにするのは大原則ですが、なんらかの事情で遅刻しそうになった場合には、どのように振る舞えばよいのでしょうか？

「まず、遅刻しそうなことが判明した時点で、速やかに電話すること。メールで遅刻の連絡を入れるのはNGです。その際、どれくらい遅れるのか伝える必要がありますが、その時間は10分ほど長めに伝えるようにしましょう。例えば、10分くらい遅れそうだと思ったら、『本日20分ほど遅れそうでございます』と伝えます。

遅刻の連絡でありがちなミスは、最短の到着予定時刻を伝えてしまうことです。なるべく早く着くことをアピールしたい気持ちはわかりますが、もし万が一、伝えた時刻に間に合わなければ、印象はより悪くなってしまいます。10分ほど長めに伝えておき、結果的にそれほど遅刻せずに済んだというほうが、遅刻のダメージを小さくできるでしょう」（永田さん）

遅刻のミスを焦って取り繕うとすると、かえって相手の印象を悪くする恐れがあるのですね。遅刻に遅刻を重ねるという最悪の事態を回避するために、余裕をもたせて到着予定時刻を伝えましょう。

■５：遅刻の連絡で相手のスケジュールに配慮しないのはNG

連絡の仕方で相手の受ける印象は大きく変わる

遅刻の連絡で、ほかにも気をつけるべき点はあるでしょうか？

「例えば、1時間の商談に20分も遅刻するとなれば、相手のその後のスケジュールにも影響してしまう恐れがあります。ですから、単に遅刻しそうな旨を伝えるだけでなく、『本日20分ほど遅れそうでございます。このまま予定を決行していただくことは可能でしょうか？』と、必ず相手の予定に配慮して、おうかがいする一言を添えましょう」（永田さん）

何らかのトラブルで予定通りに物事が進まない場合、焦って自分のことに精一杯になりがちですが、そういういときこそ相手に対する配慮を忘れないようにしたいものですね。

■６：遅刻の言い訳をするのはNG

往訪時の遅刻のダメージを最小限にするために、他にはどんな点に注意すべきでしょうか？

「取引先に到着したら、第一声で遅刻の言い訳をしないことです。どんな事情があったにせよ、相手をお待たせしてしまったことに対して、まずはひたすら丁寧にお詫びすることに徹しましょう」（永田さん）

遅刻のなかでも、台風や事故による公共交通機関の遅延など本人の落ち度が比較的少ないケースでは、ついつい「こういう事情がありまして～」と状況説明したくなるかもしれません。しかし、本人にそのつもりがなくても、相手にはただの言い訳として悪印象をもたれる危険性が大！ 遅刻はビジネスにおける最大のタブーのひとつであることを肝に銘じて、誠心誠意の謝罪に努めましょう。

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往訪時、絶対に遅刻しないように早め早めの行動を心がけることは大前提。それでもなんらかのやむをえない事情で相手を待たせることになった場合、評価が地に落ちるか、どれだけミスをカバーできるかはあなた次第。ぜひ今回ご紹介したマナーを押さえて印象で損をしないビジネスパーソンを目指しましょう。