職場での会議、不満はありませんか？
話の方向性がバラバラで収集がつかずダラダラしがち。発言する人・しない人が決まっていて議論が活性化しない。結局、成果なしに終わった……。そんな会議の経験、多くの方がされているのではないでしょうか。
会議を進める側も参加する側も、なんとなくスッキリしないまま会議を終えてしまうと、自分の存在意義を見失ったり、時には自分や他人を責めたり、仕事へのモチベーションにも影響してきます。
でも、それは個人のせいというより、会議の進め方自体に問題があるのかもしれません。
そんな会議の問題点に真っ向から取り組み、会議をよりよく変えていこうと開発されたのが『書いて使う 会議を変えるノート』（マイナビ出版）。先日行われた出版記念イベントに潜入し、いったいどんなノートなのか、探ってきました。
■書き込むことで情報整理できる
『書いて使う 会議を変えるノート』は、文字通り、実際の会議の開始から終了まで、書き込みながら使える書籍一体型のノート。
ノート部分は主に、プロジェクトやミーティングごとに概要を整理できる「プロジェクトノート」と「ミーティングノート」で構成されています。
「プロジェクトノート」は、新しい仕事がスタートするときに使います。プロジェクトの目的、自分の役割、目標などが書き込めるようになっています。
「ミーティングノート」は、1会議ごとに使用するノートで、「会議の目的」や「会議でやること」、「時間の使い方」、「ふりかえり」などの欄があり、会議を進行する際のメモとしてはもちろん、会議の参加者が会議内容を整理するのにも使えます。
いずれのノートにも、会議中のメモを書き込めるフリースペースと、会議内容のまとめや決定事項、次回の議題などを書き込める欄があります。
このノートは、幅広い年代・職種・立場の人に調査やインタビューをし、実際の使い心地を試してもらいながら、改良を重ねてつくられたそう。
新人からベテランまで、業種や職種にかかわらず、会議をするすべての人にとって使い勝手のいいフォーマットを目指して設計がなされたそうです。
■うまくいく会議の条件がわかる
このノートに掲載されているのは、ノートやノートの使い方だけではありません。
そもそも会議は、どうやって進めるのがベストなのか、いい会議とはどういうものなのか、目指すべき理想形がわかっていないと、どう改善したらいいかわかりませんよね。
このノートには、「うまくいく会議」の前提となる条件やポイントが記されています。
会議に参加するのは、人です。だから、それぞれの人の能力が存分に発揮され、生かされるような会議にしていくことが、より良い会議、さらにより良い商品やサービスにつながります。
「うまくいく会議」の条件をチームで共有し、今までの会議に対して漠然と抱えていた不満や、もやもやしていた理由を知ることが、会議をいい方向へと変えていく契機になるかもしれません。
■会議を変えるヒントも満載！
会議をよりよく変えるための、具体的なノウハウも掲載されています。
参加者のモチベーションを保つ工夫、話しやすい雰囲気をつくるコツ、自由に議論しながら最終的にうまく着地させる方法、などが紹介され、会議をうまく進めるための手がかりになります。
会議をスムーズに進行させ、目的を達成するには経験だけでなく、プラスαのノウハウが必要です。
このノートを共有することで、会議に慣れていない人はもちろん、今までなんとなく会議に参加していた方、会議の進行役になることが多い中堅・ベテランの方まで、それぞれの立場から、会議を効果的な意見交換の場にしていく方法を知ることができるでしょう。
会議のストレスを減らせるばかりか、会議が楽しくなり、一体感が強まり、物事がどんどんいい方向に走り出すかもしれません。
ノートを何気なく自分の机の上に置いておいたり、上司にプレゼントしてみたり。会議を変えるきっかけづくりに役立ててみてはいかがでしょうか。
- TEXT ：
- Precious.jp編集部
- 2017.7.9 更新
- クレジット ：
- 文／小野寺るりこ
