「ご査収ください」とはどんな意味？ビジネスメールにふさわしい正しい使い方とは？

受け取ったメールの文末に、「ご査収ください」と書いてあるのに添付ファイルが見あたらない……こんな経験はありませんか？ 「ご査収ください」は、ビジネスの重要な節目で使用されることの多い言葉です。「よく調べて受け取る」という本来の意味をしっかりと理解し、正しく使いましょう。

【目次】

• まずは基本から…「ご査収ください」の意味と正しい使い方
• ビジネスシーンにふさわしい「例文」で、使い方をチェック！
• 「ご査収ください」というメールを受け取ったら、どう返信する？
• 「ご査収」と近い意味をもつ「類語」は？その違いを理解しましょう

「ご査収ください」はいつ使う？

まずは基本から…「ご査収ください」の意味と正しい使い方

■「ご査収ください」の意味は？

「査収」とは「さしゅう」と読み、金銭・物品・書類などを「よく調べて受け取ること」を意味します。 「よくみて調べる、検査する」という意味の「査」、「おさめる、取り入れる」といった意味の「収」に、相手への敬意を添える接頭語である「ご」をつけて、「内容をよく調べたうえでお受け取り下さい」という意味の敬語として使用するのが一般的です。

■どんなときに使うのが正解？

ビジネスシーンにおいて「ご査収」が頻出するのは、メールの文中ではないでしょうか。
先方に内容をきちんと確認してほしい請求書や見積書、企画書などの添付ファイルを送る際に、「（日付や金額、詳細に間違いがないか）確認したうえで、お受け取りください」というニュアンスを込めて使います。

また、内容を確認してほしい書類や資料の郵送にも使われます。
いずれにせよ、相手が「確認」して「受け取る」「もの」がない場合、「ご査収ください」は使いません。
一方、会話で使う機会はあまりないかもしれません。「○○を郵送（あるいはFAX）しましたので、ご確認ください」などと、もう少しくだけた言葉を使うのが一般的です。

■「ご査収ください」を使える相手は？

「ご査収ください」は、相手への敬意を含んだ表現ですので、目上の方や取引先、上司に対しても使用できます。ただし、「ご査収ください」だけでは少しくだけた印象となってしまいます。後述の「例文」を参考に、より丁寧な言い回しを心掛けましょう。
プライベートでも、習い事の先生やお世話になった方など、敬語を使う相手との間で、書類や金品のやり取りが発生したときに使うことができます。

ビジネスシーンにふさわしい「例文」で、使い方をチェック！

■１：「お見積もり書を添付いたしますので、ご査収の程、よろしくお願いいたします」

■２：「スケジュールを添付いたしましたので、ご査収お願い申し上げます」

■３：「企画書をご送付いたしますので、ご査収くださいますようお願いいたします」

■４：「明細書を同封いたしましたので、どうぞご査収くださいませ」

■１〜３まではメールでの使用例です。■４は郵送の場合。いずれも、金額や内容など、相手にチェックしてもらう必要のある書類を送るときに使います。「例文」の前に、「お忙しいところ恐れ入りますが」などの一文を入れると、よりやわらかな印象に。
反対に、参考程度に送る情報を含んだ書類については、「ご査収」を使うのは不適切です。
「よろしければお手すきの際、お目通しください」など、もう少し軽めの表現がふさわしいでしょう。

「ご査収ください」というメールを受け取ったら、どう返信する？

取引先などから「ご査収ください」という文言を含んだメールや書類が届いた場合、次のような返信をするのが一般的です。

■１：確かに受け取りました　■２：受領いたしました　■３：拝受しました

「確かに“査収”いたしました」といった表現は用いません。メールを受け取った後、すぐに内容を精査できない場合は、いずれの文言の後にも「内容を確認次第、改めてご連絡いたします」のひと言を添えて返信するとよいでしょう。その後、修正点や疑問点があった場合はその旨伝え、何も問題がない場合も、「確認いたしました。こちらでお願いいたします」といった返信をお忘れなく。

「ご査収」と近い意味をもつ「類語」は？その違いを理解しましょう

■１：ご査証　■２：ご確認　■３：ご検収　■４：ご受領

■１の「ご査証ください」には、「きちんと調査して“証明”してください」という意味が含まれています。クレーム関係の書類や見積書、領収書の間違いを指摘し、修正を求める場合にも使われます。「査証」はビザを意味する言葉でもありますね。つまり、「ご査収ください」と比べ、より厳密な対応を求める表現となりますので、目上の方に対してはもちろんのこと、対等なパートナー関係であっても、慎重に使う必要のある言葉だと言えるでしょう。

■２の「ご確認」は、日常会話でもよく使われる、平易な表現です。「ご査収」との大きな違いは、「受け取るもの」があるのかどうか。「確認」には「受け取る」という意味合いは含まれていません。一方、■４の「ご受領」には、「受け取る」という意味合いが含まれます。

■３の「ご検収」は、「発注を受け納品されたものが、注文した通り届いているか、よく確かめた上で受け取る」ことを指します。納品された成果物に対して使われることが多く、数量があっているか、破損などがないか等、確かめたうえで受け取ることを意味します。

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今回は「ご査収ください」について学びました。「よく調べて受け取る」という本来の意味を頭に留め、この言葉を使いたいものです。