キャリアアップしていくと、部下や後輩も増えてきます。自分自身で進めるべき仕事をこなす一方で、部下や後輩への教育や指示、報告を受けるのも日常的な業務になっていくものですよね。
そんなとき、意外と困るのが部下や後輩とのコミュニケーション。ふとした話し方の違いで信頼度やモチベーションを下げると、日常業務に支障が出てしまいます。
そこで、7,200名以上の受講者に向けたコミュニケーションセミナーを主宰している栗原典裕さんに、上長や先輩がやってしまいがちなNG例と、その改善策を５つ教えていただきました。もしあなたが以下のようなコミュニケーションが習慣になっていたら、すぐにでも改善していきましょう。
■１：「教科書どおり」のことを言う
最もやりがちなのが、的外れな発言。部下に対して、どうも自分の言葉が響いていない。反応が悪いのは、教科書どおりのことを言ってしまっている場合が多いのです。そんなとき、栗原さんは「自分の経験を伝えるのが重要」だといいます。
例えば、部下が何かに悩んでいたり、失敗してしまったりしたときは「自分が同じ年齢だったとき」「自分が同じ立場だったとき」と前置きして、経験を伝えるのが大切。いい上司とは「自分を育ててくれる」と思わせてくれる人だとする栗原さんは「成功体験だけではなく、失敗した体験も交えて話す」ことが、部下からの信頼を高めるポイントだといいます。
教科書のような言葉ばかり並べられても、相手の心に届きづらいのも事実。包み隠さずに経験を伝えれば、部下からの尊敬度もぐんとアップするでしょう。
■２：相手の「本音」を理解しないまま進める
部下が本音を語ってくれない。上司と部下の力関係もあるからか、どうにも建前ばかりの報告しか受けられないときもありますよね。これはそのまま放置してしまうと、すれ違いを招きやすいです。
そんなとき、栗原さんは「サンプルを提示してみる」という話し方が有効だといいます。
本音を語らないということは、部下の心のなかに「これを言ったらまずいかもしれない」という自己防衛本能が働いている可能性もあります。大手学習塾チェーンでブロック長を務めていた経験もある栗原さんは「当時、生徒の数が減っている教室があり、指摘をすると『広告を頑張ります』と、建前でしか話してもらえないときがありました」と振り返ります。
その当時、栗原さんが行ったのは「もしかして、近隣の塾が原因なのでは？」といった内容を、こちらから提示するという方法。たとえ話やサンプルは、いわば会話の叩き台。イメージを共有することで、部下が真に思っていることを引き出してあげるのも、上司の役目です。
■３：話の内容に「優先順位」をつけずに話す
何かを話していたと思いきや、別な話題にいつの間にか切り替わっていた。上司がそんな話し方をしていても、部下としてはなかなか途中で割り込みづらいもの。伝わりやすい話し方で心がけたいのは「ルール・オブ・スリー」という方法です。
ルール・オブ・スリーとは、話の内容を3つに区切り、最初か最後に印象的な言葉を持ってくるという方法です。とくに、強調すべき項目をはじめに持ってくる方法は「仕事がデキると思える人に多い」と、栗原さんは印象を語ります。
また、部下に対してこの方法を使う前提として、さらに上役からの指示を、自分なりの言葉で理解しておくことも肝心。話の内容を3つに区切るというのは「情報を見える化しやすい」と話す栗原さんですが、さらに「言葉だけではなく図でイメージしやすく、さらに時系列的に整理して伝えるのがポイント」とのこと。
部下と向き合う時は、事前に少しでも時間を取り、優先順位をしっかり決めてから話すようにしていきましょう。
■４：同じ話を「何回も」する
大事なことを繰り返し伝えるのは必要です。ただ、一方では「あれ、この話って前にも聞いたような……」と部下に思われてしまうと、聞いている方としては辟易してしまうのも事実。そんなときは、栗原さんのすすめる「OREO話法」を使ってみましょう。方法は簡単で、話の内容を以下の４つに区切ります。
・意見（OPINION）
・理由（REASON）
・事例（EXAMPLE）
・意見（OPINION）
例えば、心理学の本を相手にすすめたい場合、単純に「この本いいですよ」とすすめるだけではなく、以下のように会話を切り分けてみます。
・この話し方の本はお勧めです
・ドイツの有名な心理学に基づいたアドバイスが満載なんです
・有名落語家の◯◯さんの愛読書のひとつだそうです
・ですので、ぜひこの本を一度読んでみてください
大切なのは、伝えたいことだけを相手に伝えるのではなく「切り口を変えて伝える」ということ。さらに、この方法は「部下の話を引き出すときにも役立つ」と栗原さんはいいます。部下が焦りながら何かを伝えようとしている場合などに「なぜ？」「具体的に何があったの？」などをはさめば、部下の話を整理して聞いてあげることができますよ。
■５：失敗にただダメ出しをする
部下の成長を促すためには、日常の叱咤激励も必要です。ときには、失敗を指摘しなければならない場面もありますよね。どうすればうまく導いていけるのでしょうか？ 実は、指摘する際には「前向きな言葉から働きかけてあげるのが大切」だと栗原さんはいいます。
栗原さんが大手学習塾チェーンで働いていた当時、塾講師を育てるために生徒役となり、模擬授業を評価するという経験があったそうです。授業中にも講師に対する意見が飛び交いますが、その際に「初めに『いい声だね』などと褒めた人は、授業もスムーズに進んでいった」と経験を振り返ります。
例えば、部下の失敗を怒るときも「今回はこういう失敗があった。こないだは頑張っていたのに……」と言われてしまえば、モチベーションも下がってしまいます。心がけるべきなのは「こないだは頑張っていたよね。今回はこんな結果になっちゃったけどさ」と、話しかける順番を変えるということ。
言葉は「人の刺激になる」と話す栗原さんですが、部下の「失敗を受け入れる」というのも必要だと教えてくれます。
以上、相手にうまく伝わらない５つのNGコミュニケーション習慣を紹介しました。会社の中では上司と部下といっても、やはりそこは人間同士。会話のちょっとしたコツを抑えて、日々の業務もさらに効率よく進めていきましょう。
関連記事
- ■「自分の人間レベルを引き上げるための10の良習慣」を専門家3人に聞きました
- ■間違いなく成功する「会食＆接待マナー」のコツ４つ
- ■心理学で解決！人間関係で「余計なストレスがたまらなくなる」５つの良習慣
『稼げる人が大切にしている話し方』栗原典裕・著 明日香出版社刊
- TEXT ：
- Precious.jp編集部
- WRITING ：
- カネコシュウヘイ
