電話でのその対応に自信あり？社内外での 「申し伝える」の正しい使い方

今日は、「部長が戻りましたら申し伝えます」「〇〇に申し伝えることがありましたら承ります」など、電話対応でよく使われる「申し伝える」の敬語表現について。誰に対する敬語なのか、しっかり理解して使うことが大切です。気を付けたい“二重敬語”や“ウチソト逆転敬語”についても学んでいきましょう。

【目次】

• 「申し伝える」を徹底解明、その「意味」は？
• 電話やビジネスメールで使える「例文」５選
• 「申し伝えさせていただきます」のほうがより丁寧？
• 伝言を依頼する側の「申し伝えてください」はOK？
• 社内外での「申し伝える」の「注意点まとめ」

「申し伝えます」と「お伝えします」は同じ？

【「申し伝える」を徹底解明、その「意味」は？】

■フレーズの成り立ち

「申し伝える」とは、「言葉を取り次ぐ」や「伝言する」という意味で使う「言い伝える」の謙譲語。へりくだることで相手を高める敬語表現のひとつです。

■誰に対する謙譲語？

社外のAさんからの伝言を、社内のBさんに伝えるケースでは、Ａさんに「Ｂに申し伝えます」と言いますよね。この場合はAさんに対する謙譲語になります。社内のＢさんが、あなたの上司であろうと部下であろうと関係ありません。

■こんなシーンでよく使われます

第三者に伝える、というシーンで用いられる「申し伝える」は、こんなケースで活用されます。

・電話対応で、不在者に伝言する、といったケース

・外部との打ち合わせ時に、その場にいなかった社内の人（身内）に伝える、といったケース

【電話やビジネスメールで使える「例文」５選】

■１：「部長が戻りましたら、〇〇様にお電話差し上げるよう申し伝えます」

■２：「日程変更の件、私から担当者に申し伝えておきます」

■３：「ご質問の内容、確かに承りました。担当者に申し伝えます」

■４：「ご依頼ありがとうございます。本人に申し伝えまして、改めてご連絡いたします」

■５：「本日のご提案につきましては、後ほど上の者にも申し伝え、迅速に対応いたします」

【「申し伝えさせていただきます」のほうがより丁寧？】

■「申し伝えさせていただきます」は正しい敬語？

ここで、間違いがちなフレーズもご紹介しておきましょう。“させていただく問題”とでも言いたくなるほど、「～させていただく」という言い回しが溢れていますね。

『デジタル大辞泉』の「させていただく」には【相手に許しを請うことによって、ある動作を遠慮しながら行う意を表す】とあります。伝言することについて許しを求める必要はありませんから、「申し伝えさせていただきます」はNG表現というわけです。

■「申し伝えます」と「お伝えします」の違い

「申し伝えます」と「お伝えします」の使い分けは、誰に対しての敬語なのか、が肝心。伝言を受ける人に対して「〇〇にお伝えします」はNGで、やはり「○○に申し伝えます」が正解です。外部の人に自社の人間を高める「お伝えします」を使用するのは、たとえ伝言する相手が目上の人であってもNGなのです。

このように、社外の人に対して自社の上司を高めてしまう“ウチソト逆転敬語”は、犯しがちな間違いです。十分に気を付けたいものですね。

【伝言を依頼する側の「申し伝えてください」はOK？】

Aさんに用があって電話をしましたが、Ａさんは不在で、電話に出たＢさんに伝言を頼みます。その際の言い回しとして…

１．Ａさんにご伝言願います。

２．Ａさんに申し伝えてください。

３．Ａさんにお伝えください。

４．Ａさんにお知らせください。

５．Ａさんにお話しください。

６．Ａさんにご連絡ください。

そうです、２の「Ａさんに申し伝えてください」のみがＮＧですね。

【社内外での「申し伝える」の「注意点まとめ」】

伝言を依頼する主体が社外の人（部外者）という前提で例文を紹介してきましたが、社内でも他部署とのやり取り、というような場合には社外の人同様に「申し伝える」が有効な場合も。注意点をまとめます。

・第三者への伝言、というシーンで

・Ａさん（社外の人、あるいは社内他部署の人）から、社内Bさん（上下関係は不問）への伝言に

当事者である「伝言を依頼する人」と「伝言をつなぐ人」、そして第三者である「伝言を受ける人」。上下関係は敬語を使う上で大変重要ですが、「申し伝える」を用いるシーンでは当事者のみを考えるとわかれば、そう難しくはないでしょう。

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本日の「申し伝える」は、１対１ではなく第三者も介入してくるため、敬うのは誰なのかをはっきり認識すべき敬語でした。電話対応などでよく使っているフレーズでも、正しく使っているか改めてチェックしてみてください。