ビジネスシーンで、上司や取引先からの「依頼という名の無茶振り」を経験したことがある人は多いのではないでしょうか。今回のテーマは、依頼を「やんわり断る」気遣いのフレーズ。極力、角が立たないよう、相手の気持ちを刺激しないよう、それでいて「お断り！」の意志を明確に伝える、大人の語彙力発揮の実用フレーズをご紹介します！
【目次】
【キャパオーバーにならないためにも。「断る」勇気は大切】
上司からの突然の残業依頼や、取引先からの理不尽な要求…「できないものはできない」「嫌なものは嫌」などと、きっぱり断り切れれば苦労はないのですが、現実的には難しいですよね。とはいえ、相手の依頼を一方的に受け入れていては、キャパオーバーによる不測のミスを誘発してしまう可能性も。無理な要求をエスカレートさせないためにも、ときには「断る」勇気が必要です。そして「断る」シーンこそ、大人の気遣いや言葉選びが大切なのです。
【角を立てずに断るための「ポイント」は？】
先約があったり手が空いていなかったり、あるいは社内のルールで…などなど、依頼を断るには、こちらにも断る事情があるものです。とはいえ、先方があなたに頼んでくるのは、ほかでもなく「あなたを見込んで」のことかもしれません。こうした相手の気持ちに寄り添いつつ、慎重に言葉を選んだ言い回しで、失礼のないようお断りするポイントをご紹介しましょう。
■「残念ながら」「申し訳ありませんが」「あいにくですが」などのクッション言葉で、まずは「相手の気持ちに寄り添う姿勢」を見せる。
■断るのは個人的には「どうしようもない」理由で、「残念である」気持ちをにじませる。
■誤解が生まれないよう、改まった言葉できちんと断る。
■断る理由を伝えると角が立つ場合は、詳細は言わない。
■「忙しいので」を断る理由にしない。
■代替案が提示できるのならば、提示する。
【「上司」や「先輩」に使える「お断り例文」4選】
■１：今の自分の実力では無理！依頼を上手に断りたい。
＜ポイント＞ 相手の期待に感謝したうえで明確に断りましょう！
NG：とてもじゃないですが、私には無理です。
OK：大変光栄なお話ですが、若輩者の私ではお役に立てそうにありません。
OK：私には荷が勝ちます。今回はご辞退させていただけると幸いです。
＊「お役に立てそうにありません」を「力不足です」と言い換えても。
■２：断る理由を言うと角が立つときは？
＜ポイント＞ 仕事の場にふさわしい、少し改まったフレーズを活用！
NG：すみません、とにかく無理です。
OK：せっかくのお話ですが、今回はよんどころない事情がございまして…。
OK：諸般の事情により、今回はご辞退（ご遠慮）させてください。
＊「よんどころない」を「のっぴきならない」「やむを得ない」と言い換えても。
■３：急な用事を言いつけられたら？
＜ポイント＞ 「忙しい」を言い訳にしない！
NG：今、忙しいのでできません。
OK：申し訳ありません。差し迫った案件を抱えておりまして、手がふさがっております。
OK：あいにく少々立て込んでおります。申し訳ありません。
■４：上司からのパワハラ・セクハラには？
＜ポイント＞ 「本来の人柄に戻ってほしい」旨を伝え、良心に訴える言い方で。
NG：そういうことは止めてください！
OK：○○さんらしくないおっしゃり方ですね。
OK：さすがにお戯れが過ぎませんか。
【得意先など「社外」の相手に使える「お断り例文」6選】
■１：取引先からの提案を断ることになってしまったら？
＜ポイント＞ 相手に寄り添い、残念な気持ちを表して！
NG：ごめんなさい。採用できませでした。
OK：誠に遺憾ではございますが、今回は貴社のご意向に沿いかねる結果となりました。
OK：ご希望に添えず恐縮でございますが、今回はご対応いたしかねます。
■２：絶対に応じられない納期や見積もりを相談されたら…。
＜ポイント＞ クッション言葉で無念さをにじませて。
NG：そういったことはできません。
OK：大変恐縮ですが、今回はご期待にはお応えいたしかねます。何卒ご容赦ください。
OK：恐れ入りますが、時期が時期だけに難しい状況です。誠に申し訳ございません。
■３：時間外の作業依頼には？
＜ポイント＞ 改まった言葉で重要性の高い仕事を抱えていることを匂わせて。
NG：もう失礼してしまいました。
OK：大変申し訳ありませんが、少々立て込んでおりまして…。
OK：誠に恐縮ですが、折悪しく、都合がつかず申し訳ございません。
■４：引き受けざるを得ない、無理な依頼に対しては？
＜ポイント＞ 「次回は無理！」という主旨をきっぱり伝える！
NG：こういったことは次は絶対に無理です。
OK：このようなことは今回限りにさせていただきたく存じます。どうかお汲み取りください。
■５：無理難題を言いつけられたら？
＜ポイント＞ 理不尽な状況こそ、冷静な言葉使いを。
NG：そんなこと、認められるはずがありません。
OK：大変恐縮ですが、それは承服いたしかねます。
■６：無理な要求が重なり、今後の取引を断りたいときは？
＜ポイント＞ 「断る」ことを「遠慮する」という言葉で表現して。
NG：もう次のお取引はできません。
OK：今後のお取引はご遠慮させていただきます。
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少々理不尽な依頼だとしても、頼む側にも理由はあるものです。失礼にならないよう、角を立てないように断るためには、やはり「相手の気持ちに寄り添う姿勢」が何より大切です。「残念ながら」「申し訳ありませんが」「あいにくですが」などのクッション言葉で、「意に添えず、すまなく思う気持ち」を伝えましょう。
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- Precious.jp編集部
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