ビジネスでの「即レス」とは？「即レス症候群」は実は危険？意味やメリット、デメリットなどの注意点も解説！【大人の語彙力強化塾391】

明らかに“今どき言葉“である「即レス」を念のため辞書で引いてみると… 『デジタル大辞典』にありました！ 「電子メールの受信後、即座に返信すること」などと掲載されています。意味は理解していても、正しい「即レス」の方法がわからないと戸惑う人もいるのでは？ 今回は、そんな悩みを解消していきます。

【目次】

• 「即レス」とは？「正しい意味」
• ビジネスでの「即レス」って何分以内のこと？
• 「使い方」がわかる「例文」３選
• 上司にはNGだから…「言い換え表現」と「対義語」
• 「メリット」「デメリット」「即レス症候群」
• 「即レス」を「英語」で言うと？

「即レス」といえる時間はどれくらい？

【「即レス」とは？「正しい意味」】

「即」は「即座に、すぐに」という意味の副詞、「レス」は「反応、応答、返事」を指す英単語［response］を略したもの。よって「即レス」はメールやSNSなどの受信後、即座に返信することを意味します。一般的な言葉として定着した現在では、メールやSNS以外でも反応が早いことを「即レス」といいますね。

【ビジネスでの「即レス」って何分以内のこと？】

「すぐに返信する」「直ちに反応する」という意味の「即レス」ですが、ビジネスではどのくらいの反応なら「即レス」といえるのでしょうか？「 一日中スマホを見ている」などと言われる若者と違い、私たち大人にはさまざまな事情があり、メールやSNSを目にする時間は限られていまよね…。打ち合わせ中や会議中、もちろん運転中にも触れません。出張や異動で電波が届かない場所にいることもありますよね。

■メールの「即レス」は５分以内？

電子メールは「送受信履歴が残る」という利点だけでなく、「相手の都合を慮ることなく（時間を気にせず）発信できる」「自分の都合で受信・閲覧できる」という便利さで普及したもの。対面や電話などで直接話す場合と違って、相手にいつ伝わるかわからないので、本来は「至急ではない」「いつ伝わっても構わない」案件に使うものでした。ところが、電話がパソコンに替わり、パソコンがタブレットやスマホに替わったいま、メールやSNSは「いつ見ても構わないもの」ではなく「できるだけ早く伝える手段」へと変化し、ビジネスにおいても重要なツールとなりました。

10代・20代は「３分以内」、30代・40代は「５分以内」と、若い人ほど「即レス」といえる時間が短いという調査結果もあるようですが、一概には言えないでしょう。なぜなら、例えば「５分以内」をとってみても、発信してから「５分以内」のつもりなのか、受信者が閲覧してからの「５分以内」のつもりなのか、でタイムラグが生じるからです。「即レスは何分以内？」を、より気にするのは受信者でしょう。ですから、「閲覧したらすぐ」が正解かもしれませんね。「すぐには返答できない」という場合も、まずは「メッセージを受け取りました」という意味の返信をするのが“大人のマナー”です。

【「使い方」がわかる「例文」３選】

■１：「本日のミーティングでの疑問点をまとめました。即レスでなくて結構ですが、２～３日のうちにご回答いただけますと幸いです」

■２：「お忙しいところ即レスいただき、ありがとうございます」

■３：「お客様からの問い合わせメールには即レスが基本です」

1と2は、社外・社内を問わず、そこそこ親しい間柄の相手にのみOKな例文です。なぜなら目上の人や気を使う相手であれば、そもそも「即レス」というワードはNGだからです。

【上司にはNGだから…「言い換え表現」と「対義語」】/h2>

■言い換え

・迅速　・即答　・即応　・早速（さっそく）

■対義語

・遅（おそ）レス　・亀リプ

【「メリット」「デメリット」「即レス症候群」】

「即レス」には「メリット」だけでなく「デメリット」も。特にビジネスシーンで過度な「即レス」を要求することは、ハラスメントにもつながりかねないので注意が必要です。

■メリット

１）確認漏れや返信忘れが防げる

２）信頼が得られる

３）相手からの「即レス」がもらいやすくなる

４）タスク管理がしやすくなる

あと回しにせず、受け取ったタイミングでファーストコンタクト（返信）することを習慣づけておくと、“うっかり忘れ”が防げ、相手の信頼も高まるでしょう。「即レス」で発信者の不安や疑問を少しでも解消することが肝心です。「○○さんはいつも即レス」と認識されれば、相手も「即レス」で返してくれるはず。「即レスの人には即レスで」と、相手に沿うのが人の心理というものです。また、「即レス」を実行している人は、タスクを着々と実行できる人でもあります。言い換えれば、次々と増えて行くタスクに対しては「即レス」で対応すべし、ということ。「即レスな人」は「タスク管理のできる人」なのです。

■デメリット

１）落ち着かない

２）暇だと思われる

「即レス」するため常にメールやSNSを気にしなくては…と、落ち着かない、集中できないという声もありそうですね。「いつもネットパトロールしていて暇だと思われるのでは？」と不安になりますか？ 肝心なのは“時間の管理”です。例えば、ビジネスタイムでのメールチェックは「就業すぐ」「休憩明け」「終業１時間前」など、時間を決めるのもひとつのテ。今や“仕事の開始はメールチェックから”は当たり前ですが、「○○さんは４時ごろにもメールチェックする」「○○さんに５時以降にメールを送っても見るのは翌朝」などと認識されれば、相手もその時間を鑑みて連絡することができるでしょう。

■「即レス症候群」にならないために…

LINEで閲覧すると「既読」と表示されますが、「相手は読んでいるのにレスがない」という意味の「既読スルー」は社会的にも話題になりましたね。LINEへの「即レス」や、Instagramなどでの「いいね」押しなどにストレスを感じることを「即レス症候群」といい、若い人ほど世界が狭くそういったことに囚われがちです。けれどさまざまな事情を抱えざるを得ない大人は、周囲に同調することが最善ではなく、自分なりの“マイルール”を実践することが肝心と割り切ってよいのではないでしょうか。

【「即レス」を「英語」で言うと？】

「迅速」や「素早い」を意味する英単語［rapid］を使って、［rapid response］でOKでしょう。

・Thank you for your rapid response to my email.（メールにすぐ返信してくれてありがとう） 

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「即レス」のメリットは大きいと言わざるを得ないのが実情です。「即レス」がストレスにならないよう、マイルールをつくって実践してみてくださいね。