料亭の女将に教わる、接待の「事前」「最中」「終わり際」に気をつけたいポイントとは?

泡で乾杯

交流会、お食事会、慰労会、懇親会、親睦会、会食、接待など、呼び名は多々あれど、いわゆる「大切な人と一緒に時間を過ごす食事の席」は、社会人であれば折に触れて、たびたび参加することがあるものですよね。あなたがその仕切りを任される、なんて場合も時としてあるのではないでしょうか?

そんなとき、お相手となる取引先(お客さま、クライアントとも)に、よりいっそう喜んでいただくためには、どのようなことに気をつけておけばいいのでしょうか?

この、知っているようであいまいになっている部分も多い「接待マナー」のポイントを、プロに教わります。

教えていただくのは、ホテル椿山荘東京 和食レストラン課 料亭「錦水」の女将・新盛睦美さん。数々の接待の場を料亭の立場で見てきた経験を活かし、接待に不慣れな方でも、スムーズなおもてなしができるよう気を配っている、プロ中のプロです。

教えてくれるのは…新盛睦美さん
ホテル椿山荘東京 和食レストラン課 料亭「錦水」女将
藤田観光株式会社に入社後、大阪の太閤園で務めたのち、転勤でホテル椿山荘東京へ。数々の宴会を担当した経験で、近頃は、社会人歴が長くても接待の幹事が初めてという人が意外と多いことに着目。そんな場合でもスムーズに接待を仕切ることができるよう、「料亭で学ぶマナー」プランを企画、受講者から好評を得ている。

【CHAPTER1】お店を予約するときに、事前に伝えておきたいポイント8つ

ホスト、ゲスト、お店の情報交換が、スムーズな接待につながります

【CHAPTER1】では、「大切な場所の設定」、予約の内容について学びます。まずお店には、下記8つの情報を共有するといいそうです。

■お店に伝える情報1:詳細は後でもOK!まずは予約して「日時」を伝える

接待の日程が決まり次第、まずはお店を押さえましょう。詳細は後からでも大丈夫です。この際に、お店のキャンセルポリシー(約款)を確認しておきましょう。

■お店に伝える情報2:未確定でも伝えておきたい「人数」

人数が未確定の場合は「最大で○名、少なくとも〇名」と伝えるのがベストです。

人数が決まっている場合は、合計人数だけではなく、ゲスト側とホスト側の人数、男女の人数の内訳もあるとベター。ゲスト側とホスト側の人数に差がある場合は、上座と下座の人数も伝えておきましょう。

外国人のゲストがいるときは、できれば国籍や宗教、食事のポリシーも事前に確認できると安心です。

■お店に伝える情報3:長め?短め?宴席の「時間」も大切な情報

各店舗で設定された基本利用時間はだいたい、2時間~2時間30分程度。それより短く予定していたり、長く予定している場合は、お料理を出すタイミングなどもあるので、事前にお店に伝えておきましょう。

■お店に伝える情報4:ゲストのNG食材や好みがあるか「料理」をチェック!

初めての接待する相手であれば、宴席の窓口同士で、参加する方の苦手食材がないか、情報を共有しましょう。店舗へは、どの方が該当するのか、その方だけ料理を変更するのか、または全員変更するのかを伝えます。食材アレルギーであれば、わかればどの程度までNGなのか知ることができると良いです。

■お店に伝える情報5:どんな「飲み物」があるか、事前に把握

事前にどんな飲み物があるのか、メニューに目を通しておきましょう。持ち込みの予定がある場合には、お店にどのタイミングで出したいか伝え、持ち込み料の金額も確認しておきましょう。

■お店に伝える情報6:ゲストはどんな交通手段で来る?「お車」を確認して

社用車の場合、それぞれの台数や車番がわかるとベスト。駐車場が必要な場合は、その台数も伝えましょう。

帰りにタクシーを利用予定なら、台数や、もしあれば指定のタクシー会社、タクシーチケットの有無も伝えられるとスムーズです。決まっていない場合は「帰りはタクシーを利用します」だけでも構いません。

■お店に伝える情報7:「お土産」はあり?なし?

事前に宴席の窓口同士で、お互いに用意するかしないか打ち合わせしておくと安心です。お土産を用意する場合は、当日持参または事前送付、そして保存方法(常温、冷蔵、冷凍)をお店に伝えます。

■お店に伝える情報8:支払いはスムーズに!「支払い方法」を指定

当日の現金払いか、またはカード払い、あるいは後日請求なのか、支払い方法をお店に伝えておくとよいでしょう。初めての店舗では後日請求を受け付けていない場合があります。支払いのときに慌てないようにしましょう。

もし心配なら「下見」もおすすめ!

初めての店舗であれば、下見をすることもおすすめです。上座と下座の位置、トイレや喫煙所の場所がわかっていると、当日よりスマートに幹事ができます。会場のレイアウトをもらって、事前に席順を決めておきましょう。

今はカジュアルな接待から、VIP対応の接待まで、さまざまなスタイルがあります。今回ご紹介したのは、どんな方を接待する場合でも一般的に失礼にならないベーシックなポイントです。業界や会の主旨に合わせて、アレンジしてみてくださいね。


【CHAPTER2】「接待当日」のコツ4つ

席順はあらかじめ考えておくのがベスト

ある日、大切なお取引先を接待する幹事となった、あなた。今後の関係を円滑にするために、失礼がないように、楽しい宴にしたいものですよね。でも実際に手配してみると、意外と忘れていたり、盲点になっていたり、気づかず相手の気分を害してしまうこともあるかもしれません。

というわけで接待当日、幹事が開宴前から開宴にかけてすると、「相手の気分を上げる」ことができるポイントをご紹介します。

■開演前ポイント1:幹事は開始20分前には、到着しよう!

宴席の20~30分前に会場に到着したら、まずお部屋の確認をしましょう。席次、名札、必要に応じた事前準備や卓上花などをチェックします。お土産がある場合は、小分けの袋に分けていただくお願いとともに、店舗スタッフに預けておきましょう。

■開演前ポイント2:ゲストが到着!お迎えした後はどうする?

ゲストが到着したら、入り口近くでお迎えし、お部屋まで進みます。お部屋で待っている場合は、立ち上がってお迎えします。

お部屋まで進む際に、お店の案内係がいればその誘導に従い、宴席の各トップを先頭に進みます。案内係がいない場合は、幹事が先頭に立って誘導しますが、玄関やお部屋に上がるのは最後にしましょう。

スタートからバタバタしてしまうと、お土産を預け忘れたり、何か抜け落ちてしまいがち。幹事に慣れていない方こそ、なるべく早めに到着して、宴会の流れをシミュレーションしておきましょう。

■開宴開始ポイント1:乾杯の飲み物を用意

着席後に短めに挨拶を住まえたら、乾杯の飲み物をご案内します。事前にメニューに目を通していると、このときによりスムーズに進みます。

■開宴開始ポイント2:上着を脱ぐ声掛け

乾杯後や、少し落ち着いたタイミングで、メインホスト(あなたの上司など)から、上着を脱ぐ声掛けをゲストにしてもらいます。

いよいよ宴会がスタートしたら、ゲストに合わせたペースで箸を進めつつ、相手の飲み物の残量がグラスの1/3~1/4程度になったら、次の飲み物を進めましょう。

最初に会話が弾みにくいときは、事前に献立内容を理解しておくと、話題をふりやすくなります。

会食中は、ホスト側の人間が頻繁に離席するのはマナー違反です。所要でどうしても離席する場合は、静かに退席しましょう。

以上、接待の幹事が当日、心がけておくとスムーズに場が流れるコツを4つ、ご紹介しました。続いては…

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この記事の執筆者
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